11 „harvardskih“ tehnika koje mogu da vas učine produktivnijim od većine ljudi

Većina ljudi ne gubi vreme zato što je lenja. Mnogo češće problem nastaje zbog odlaganja, stalnih prekida, previše otvorenih zadataka i nedostatka jasnog sistema koji govori šta treba uraditi sledeće.

Na društvenim mrežama ove metode se često predstavljaju kao „Harvardske tehnike“, ali važno je napomenuti da nisu sve nastale na Harvardu. Reč je o poznatim principima produktivnosti, učenja, fokusa i donošenja odluka koji potiču iz različitih izvora. Njihova vrednost nije u nazivu, već u tome koliko jednostavno mogu da se primene u svakodnevnom životu.

1. Pravilo 5 sekundi

Onog trenutka kada pomislite da treba da uradite nešto korisno, odbrojavajte:

5 – 4 – 3 – 2 – 1

I odmah se fizički pokrenite.

Ideja je da prekinete trenutak oklevanja pre nego što sumnja i traženje izgovora preuzmu kontrolu.

Možete ga koristiti za:

• ustajanje iz kreveta
• pozivanje potencijalnog klijenta
• započinjanje treninga

Što više vremena ostavite sebi da razmišljate o neprijatnom zadatku, veća je mogućnost da ćete pronaći razlog da ga odložite.

2. Fajnmanova tehnika

Izaberite pojam koji pokušavate da naučite.

Zatim pokušajte da ga objasnite kao da razgovarate sa dvanaestogodišnjakom — bez stručnog žargona i komplikovanih izraza.

Svaki put kada ne možete nešto jednostavno da objasnite, verovatno ste pronašli deo koji još niste dovoljno dobro razumeli.

Vratite se gradivu, ponovo ga proučite i pokušajte još jednom.

Problem je što je danas mnogima teško da dovoljno dugo zadrže pažnju na jednoj stvari. Neprekidno skrolovanje, kratki sadržaji i stalni priliv novih informacija treniraju mozak da neprestano traži sledeći stimulus.

A pravo razumevanje zahteva upravo suprotno — koncentraciju.

3. Ajzenhauerova matrica

Nacrtajte tabelu sa četiri polja:

• Hitno / važno
• Važno / nije hitno
• Hitno / nije važno
• Nije ni hitno ni važno

Zatim svaki zadatak smestite u odgovarajuće polje.

Princip je jednostavan:

Polje 1 — uradite.
Polje 2 — zakažite.
Polje 3 — delegirajte.
Polje 4 — eliminišite.

Cilj nije da uradite što više stvari, već da prestanete da trošite energiju na zadatke koji samo izgledaju kao da su važni.

4. Pravilo 2 minuta

Kad god se pojavi mali zadatak — odgovor na mejl, odlaganje dokumenta, slanje kratke poruke — postavite sebi jedno pitanje:

„Da li ovo mogu da završim za manje od dva minuta?“

Ako je odgovor da, uradite ga odmah umesto da ga dodajete na listu obaveza.

Na taj način sprečavate da se desetine sitnih zadataka pretvore u mentalni nered koji vas prati tokom celog dana.

5. Pomodoro tehnika

Podesite tajmer na 25 minuta.

Tokom tih 25 minuta radite samo na jednom zadatku i sklonite telefon.

Kada vreme istekne, napravite pauzu od pet minuta.

Tokom pauze možete:

• prošetati
• istegnuti se
• popiti vodu

Posle četiri takva ciklusa napravite dužu pauzu od 20 do 30 minuta.

Jednostavan vremenski okvir može pomoći da veliki zadatak prestane da izgleda kao nešto što morate da radite satima bez prestanka. Potrebno je samo da završite sledećih 25 minuta.

6. Pravilo 1%

Izaberite jednu veštinu ili naviku.

Svakog dana je poboljšajte za veoma malu, gotovo neprimetnu količinu.

Na primer:

• pročitajte jednu stranicu više
• napravite jedan dodatni korak
• pošaljite jednu dodatnu poruku potencijalnom klijentu ili kontaktu

Pratite napredak.

Mala poboljšanja možda ne izgledaju spektakularno iz dana u dan, ali kada se ponavljaju dovoljno dugo, njihov efekat se akumulira.

7. Blokovi dubokog rada

Rezervišite od dva do četiri sata u kalendaru.

Isključite sva obaveštenja.

Telefon ostavite u drugoj prostoriji.

I tokom tog vremena radite samo na jednom zadatku visoke vrednosti.

Taj vremenski blok tretirajte kao sastanak sa sobom koji se ne otkazuje.

Mnogi ljudi pokušavaju da rade ozbiljan posao između poruka, mejlova, poziva i obaveštenja. Problem nije samo vreme koje prekid oduzme — problem je i ponovno vraćanje pune pažnje na ono što ste radili.

8. Premortem tehnika

Pre nego što pokrenete važan projekat, okupite tim i zamislite sledeću situaciju:

„Prošlo je šest meseci i projekat je potpuno propao. Zašto?“

Zapišite svaki mogući razlog.

Zatim unapred ugradite zaštitne mere u plan.

Drugim rečima, pokušajte da pronađete probleme pre nego što se pojave.

Umesto da se pitate samo šta mora da se dogodi da bi projekat uspeo, zapitajte se i šta bi moglo da ga uništi.

9. Pravilo 80/20

Princip 80/20 polazi od ideje da relativno mali deo aktivnosti često proizvodi veliki deo rezultata.

Zato pronađite ono što zaista pravi razliku.

Zatim:

• izbacite nepotrebno
• delegirajte ono što ne morate lično da radite
• smanjite vreme potrošeno na aktivnosti male vrednosti

I više energije usmerite na ono što donosi najveći rezultat.

Produktivnost nije samo pitanje brzine. Ponekad je najveći napredak posledica odluke da određene stvari više uopšte ne radite.

10. Strategija dve liste

Zapišite pet najvažnijih poslovnih ili karijernih ciljeva za naredni kvartal.

Zatim napravite drugu listu.

Na nju stavite sve ostalo što vas privlači i čime biste takođe želeli da se bavite.

A onda dolazi najteži deo:

Svesno izbegavajte drugu listu dok prvih pet ciljeva ne bude završeno.

Jasnoća često ne nastaje dodavanjem još ciljeva, već eliminisanjem onih koji odvlače pažnju.

11. Reflektivno vođenje beleški

Svake večeri odvojite deset minuta i zapišite tri stvari:

• Šta je danas prošlo dobro?
• Šta nije prošlo dobro?
• Koju jednu konkretnu stvar ću sutra promeniti?

Neka zapis bude kratak.

Ovo ne mora da bude klasičan dnevnik.

Posmatrajte ga kao povratnu petlju koja vam omogućava da primetite šta funkcioniše, šta vas usporava i šta možete da korigujete već sledećeg dana.

Nije poenta da koristite svih 11

Najveća greška bila bi da pročitate ovih 11 tehnika, pokušate da uvedete sve odjednom i posle nekoliko dana odustanete.

Izaberite jednu.

Ako stalno odlažete početak — probajte pravilo 5 sekundi. Ako vas zatrpavaju sitne obaveze — uvedite pravilo 2 minuta. Ako vam telefon uništava koncentraciju — napravite blok dubokog rada. Ako imate deset ciljeva i nijedan ne završavate — napravite dve liste.

Ljudi koji postižu mnogo ne moraju nužno imati više vremena od drugih. Često samo mnogo pažljivije odlučuju gde će potrošiti vreme, pažnju i energiju koje već imaju.